Секреты тайм-менеджмента

Кто не мечтал о том, чтобы в сутках было больше, чем 24 часа? Всем приходилось сталкиваться с ситуациями, когда время ценится на вес золота. Гораздо хуже, когда его нехватка становится хроническим заболеванием. Казалось бы, человек живёт как все и ни на что сверхъестественное время не тратит, но его всё равно не хватает. В первую очередь это касается людей деловых, для которых гонка под названием “Успех” не просто набор букв, а стиль жизни. И такой вклад, как время, может стать определяющим в личностном развитии. Как же обрести душевное спокойствие и перестать нервно, поглядывать на часы? Оказывается, практически все “хроно-аутсайдеры” совершают одни и те же ошибки, избежав которых ваше бесценное время будет принадлежать только вам.

Питер Друкер в книге “Эффективный Управляющий”  приводит правило “6П”. Правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Идея не нова. Но всё так же эффективна. Друкер утверждает, что простым планированием можно высвободить до 25% своего времени. Ещё один исследователь вопросов эффективности – Брайан Трейси, говорит о том, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит 9 минут работы.

Ещё одним важным “П” является Приоритетность. Как говорится, первым делом – первое дело. Одна из самых важных черт, отличающих человека с деловым мышлением от обывателя, заключается в способности оценивать критически важные для успеха факторы от второстепенных. Первые расставлять в некую последовательность. А вторые решать массово и блоками. И то, если есть такая необходимость. Порой проще от мелочей отказаться или делегировать их кому-либо. Таким образом, определение первоочередной цели сэкономит вам много времени.

В целом исследователи рекомендуют разбивать свои дела на 4 группы:

1.    Срочные и важные.

2.    Важные, но не срочные.

3.    Срочные, но не важные.

4.    Не срочные и не важные.

Весь фокус в том, чтобы дела из первой группы решать немедленно, даже если не хочется. А из последней перепоручать кому-нибудь другому. Остальные делать в промежутке.

Одно из самых полезных слов в тайм-менеджменте это слово “нет”.  Вежливый отказ может сэкономить вам неожиданно много времени. Рекомендуется составлять списки “дел-убийц” вашего времени. К ним может относиться обсуждение новостей с коллегами, распитие кофе в рабочее время, листание журналов и так далее. И если вас приглашают заняться чем-нибудь, что вы считаете тратой времени, вежливый отказ будет самым правильным решением. Теперь вам не придётся просить у начальника тайм кредит на завершение очередного проекта-долгостроя.

Раньше была замечательная поговорка “нет порядка на столе – нет порядка в голове”. Американские социологи вновь доказали её правильность. Оказалось, что сотрудники с захламлённым рабочим столом могли тратить до 30% времени на поиск нужной бумаги. В то время как их более педантичные коллеги таких проблем  не имели.

Ещё одним секретом тайм-менеджмента является расстановка “аварийных блоков”. По сути это промежутки по 30-60 минут между основными этапами работы или какого-либо действия. Планируете узнать, работают ли банки сегодня и оформить платёж до 14:00? Вставьте пустой блок до 14:30. Планируете, сколько времени нужно на переезд из точки А в точку Б? Добавьте блок продолжительностью в 30 минут. Такие “аварийные блоки” нужные для форс-мажорных обстоятельств и порой сильно облегчают жизнь.

benefit.by